KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI

Pencarian Spesifik

1.Pendahuluan

Perpustakaan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Perdagangan (Pusdiklat Perdagangan) merupakan Perpustakaan di bawah Sub Bagian Umum Pusat Pendidikan dan Pelatihan Perdagangan  yang memiliki tugas melayani pemustaka dengan menyediakan bahan perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan informasi pemustaka di lingkungan Pusdiklat Perdagangan. Untuk menyediakan bahan perpustakaan yang relevan dengan kebutuhan pemustaka dan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan terkini, Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan terus berusaha mengelola koleksinya dengan baik. Salah satu usaha yang dilakukan yaitu dengan melakukan kegiatan pengembangan koleksi yang terarah sesuai dengan visi, misi, tugas dan fungsi Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan.

Kegiatan pengembangan koleksi merupakan salah satu rangkaian dari kegiatan manajemen koleksi agar koleksi yang ada di Perpustakaan selalu relevan dengan kebutuhan pemustaka, tujuan lembaga induk dan perkembangan ilmu pengetahuan. Kebijakan pengembangan koleksi ini merupakan kebijakan tertulis yang dibuat untuk memandu kegiatan pengembangan koleksi di Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan yang mencakup:  visi, misi, tugas dan fungsi Perpustakaan; komunitas yang dilayani perpustakaan; penanggungjawab pengembangan koleksi; pelaksana; tahap kegiatan; pembiayaan; ketentuan pengadaan; pernyataan umum dan narasi koleksi; hubungan dengan unit kerja lain; akses koleksi; perawatan koleksi, evaluasi koleksi, cacah ulang dan weeding.

2.Tujuan

        Tujuan dibuatnya Kebijakan Pengembangan Koleksi ini yaitu:

  1. Sebagai pedoman untuk pustakawan dan pengelola perpustakaan dalam melakukan kegiatan pengembangan koleksi di Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan.
  2. Sebagai alat komunikasi perpustakaan ke berbagai pihak tentang cakupan koleksi dan arah pengembangan koleksi Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan.
  3. Sebagai panduan pustakawan dan pengelola Perpustakaan dalam melakukan kerja sama dengan pihak lain dalam kegiatan pengembangan koleksi Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan.

3.Visi, Misi, Tugas dan Fungsi Perpustakaan

a. Visi Perpustakaan

Menjadikan Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan sebagai sumber informasi dan literatur mengenai dunia perdagangan dan aparatur pemerintahan dengan layanan prima.

b. Misi Perpustakaan

Meningkatkan kualitas pelayanan prima kepada pengunjung perpustakaan terutama kepada civitas Pusdiklat Perdagangan dan kalangan dunia usaha dalam upaya mengembangkan pengetahuan di bidang perdagangan dan aparatur pemerintahan.

c. Tujuan Perpustakaan

  1. Menyediakan sumber informasi yang relevan dan lengkap untuk menunjang program dan kegiatan yang diselenggarakan Pusdiklat Perdagangan;
  2. Menggalakan minat baca di lingkungan Pusdiklat Perdagangan;
  3. Meningkatakan literasi informasi pemustaka di lingkungan Pusdiklat Perdagangan

d. Tugas perpustakaan

  1. Melakukan pengelolaan Perpustakaan sesuai dengan standar pengelolaan Perpustakaan;
  2. Melakukan pelayanan teknis dan pelayanan pemustaka untuk menunjang pegawai Pusdiklat Perdagangan dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi Pusdiklat Perdagangan, menunjang kegiatan diklat para peserta diklat serta memenuhi kebutuhan informasi Pemustaka di lingkungan Pusdiklat Perdagangan;
  3. Mengumpulkan  terbitan  yang diterbitkan atau diproduksi oleh Pusdiklat Perdagangan;
  4. Meningkatkan literasi informasi civitas Pusdiklat Perdagangan. 

e. Fungsi perpustakaan:

  1. Sebagai pusat untuk meningkatkan literasi informasi di lingkungan Pusdiklat Perdagangan.
  2. Sebagai pusat sumber belajar civitas Pusdiklat Perdagangan;
  3. Sebagai pusat deposit terbitan Pusdiklat Perdagangan;
  4. Sebagai pusat layanan informasi di Pusdiklat Perdagangan;

4.Komunitas yang Dilayani

Komunitas yang dilayani Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan terdiri dari:

  1. Pegawai Pusdiklat Perdagangan;
  2. Pegawai Kementerian Perdagangan;
  3. Peserta Diklat;
  4. Masyarakat Umum.

5.Penanggungjawab Pengembangan Koleksi

Pelaksanaan kegiatan pengembangan koleksi berada di bawah tanggung jawab Kepala Pusdiklat Perdagangan.

6.Pelaksana

Pelaksana kegiatan pengembangan koleksi dilakukan oleh:

  1. Koordinator    : Kepala Bagian Tata Usaha 
  2. Tim Seleksi     : Pustakawan
  3. Sumber Daya Manusia

Persyaratan sumber daya manusia untuk melakukan kegiatan pengembangan koleksi:

  1. Mampu menggunakan alat bantu seleksi;
  2. Memahami kebutuhan pemustaka;
  3. Bersikap netral;
  4. Menguasai Teknologi Informasi dan Komputer;
  5. Menguasai bahasa asing, terutama bahasa Inggris.

7.Tahap Kegiatan

a. Survei Kebutuhan Bahan Perpustakaan Pemustaka

    Survei kebutuhan informasi pemustaka dilakukan dengan:

  1. Menyebarkan form kebutuhan informasi/bahan perpustakaan ke pemustaka;
  2. Survei terbitan-terbitan terbaru dari penerbit, pameran buku, website penerbit dan bedah buku;
  3. Berkoordinasi dengan Bagian, Bidang/Balai Diklat untuk mengetahui program diklat yang akan diselenggarakan di Pusdiklat Perdagangan;
  4. Masukan dari perpustakaan lain, organisasi profesi dan pakar bidang Perdagangan dan Aparatur pemerintah;
  5. Hasil kajian atau penelitian mengenai kebutuhan informasi pemustaka.

b. Seleksi dan Identifikasi Bahan Perpustakaan

Seleksi dan identifikasi merupakan kegiatan menyeleksi daftar bahan perpustakaan dari hasil kegiatan Survei yang dilakukan berdasarkan:

  1. Proporsi subyek bahan perpustakaan sesuai dengan yang tercantum di kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan (rincian pada Bab 11 poin b);
  2. Tingkat prioritas kebutuhan pemustaka;
  3. Kemutakhiran  bahan Perpustakaan, maksimal terbit 5 tahun sebelum dilakukannya seleksi;
  4. Kualitas isi bahan perpustakaan;
  5. Anggaran yang dimiliki

c. Verifikasi koleksi

Verifikasi merupakan kegiatan mencocokkan daftar bahan perpustakaan yang telah diseleksi dengan data koleksi di pangkalan dataperpustakaan agar tidak terjadi duplikasi pembelian judul bahan perpustakaan. Judul bahan perpustakaan yang diajukan dicek apakah sudah ada di katalog perpustakaan atau belum. Jika belum ada, judul bahan perpustakaan ada dapat dimasukkan ke daftar pembelian. Jika judul yang diajukan sudah ada di koleksi perpustakaan, tidak perlu dibeli kecuali jika ada edisi terbarunya.

d. Penyusunan berkas

Kegiatan penyusunan berkas meliputi:

  1. Kegiatan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang akan dibeli;
  2. Pembuatan judul buku bahan perpustakaan yang akan dibeli diajukan ke Kepala Pusdiklat Perdagangan;
  3. Revisi daftar judul bahan perpustakaan jika diperlukan;
  4. Pengajuan kembali ke Kepala Pusdiklat Perdagangan;
  5. Daftar judul bahan perpustakaan disetujui oleh Kepala Pusdiklat Perdagangan;
  6. Pengajuan daftar bahan perpustakaan yang akan dibeli ke Kepala Sub Bagian Umum.

8.Pembiayaan 

Pembiayaan kegiatan pengembangan koleksi Perpustakaan berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan hibah. Pembelian bahan perpustakaan dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku, termasuk mekanisme pertanggungjawaban penggunaan dana APBN dan administrasi pengelolaan hibah.

9.Ketentuan Pengadaan Bahan Perpustakaan

Pengadaan koleksi di Perpustakaan Pusdiklat Perdaganganmelalui:

a. Pembelian

Penambahan koleksi melalui pembelian sekurang-kurangnya 2% dari jumlah judul setiap tahunnya atau 100 judul dipilih mana yang paling besar. Pembelian bahan pustaka dilakukan setiap tahun dengan mengikuti prosedur pengadaan yang telah ditetapkan.

b. Hibah

Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan menerima hibah koleksi dari lembaga maupun perorangan sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:

  1. Subyek koleksi sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi Perpustakaan.
  2. Kemutakhiran  koleksi, maksimal terbit 5 tahun sebelum dilakukannya seleksi;
  3. Koleksi belum dimiliki oleh Perpustakaan.
  4. Tidak membebani Perpustakaan Pusdiklat Perdagangana dalam penyimpanan dan perawatannya. 

Koleksi yang sudah diterima Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan sudah menjadi hak milik Perpustakaan. Perpustakaan berhak mengelola koleksi, termasuk menyiangi koleksi dan mendistribusikan koleksi ke pihak lain yang membutuhkan.

c. Deposit

Koleksi deposit merupakan hasil serah simpan karya cetak maupun karya rekam yang diterbitkan atau diproduksi oleh  oleh Pegawai Pusdiklat Perdagangan, peserta diklat maupun atas nama lembaga Pusdiklat Perdagangan, contohnya: buku, modul diklat, tugas diklat, karya tulis, brosur, dan lain-lain.

d. Alih Media Koleksi

Koleksi alih media yaitu koleksi yang berasal dari kegiatan alih media yang dilakukan Perpustakaan dalam rangka preservasi koleksi tersebut.

 

10.Pernyataan Umum Koleksi Perpustakaan 

Secara umum, koleksi Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan terdiri dari koleksi umum, koleksi referensi, terbitan berseri, literatur kelabu dan koleksi khusus yang dikelola untuk menunjang visi, misi, tugas dan fungsi Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan. Sampai dengan bulan Desember tahun 2018 jumlah koleksi Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan sebagai berikut:

 

TABEL 1. JUMLAH KOLEKSI PERPUSTAKAAN PUSDIKLAT PERDAGANGAN  s.d. BULAN DESEMBER TAHUN 2018

 

 

Buku

CD/ DVD

Modul/ Materi

Laporan

Pedoman

KTI

Deposit

Orasi Ilmiah

Lap. PKL

Jurnal

Judul

4129

327

582

295

272

400

31

18

29

80

Eks

6791

468

858

574

299

400

31

27

29

99

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             

11.Pernyataan Narasi Koleksi Perpustakaan 

a. Jenis koleksi

Jenis koleksi Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan diantaranya:

1. Koleksi Umum

Koleksi umum merupakan koleksi buku maupun Audio Visual yang mencakup berbagai subyek disiplin ilmu.

2. Koleksi Referensi

Koleksi referensi di antaranya: Ensiklopedia, kamus, buku pedoman, buku panduan dan direktori.

3. Terbitan berseri

Koleksi terbitan berseri di antaranya:

a. Koran: Jumlah koran yang dilanggan minimal 3 judul setiap tahunnya.

b. Majalah dan Jurnal: Jumlah majalah dan jurnal yang dilanggan minimal 10 judul setiap tahunnya.

4. Koleksi Literatur Kelabu

Koleksi literatur kelabu merupakan koleksi yang diproduksi atau diterbitkan secara terbatas oleh Lembaga Pemerintah maupun lembaga independen, contohnya: Laporan penelitian, laporan kegiatan, modul diklat dan prosiding seminar.

5. Koleksi khusus

Koleksi khusus yang dimiliki Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan yaitu koleksi yang diterbitkan atau diproduksi oleh peserta diklat, pegawai, maupun atas nama Pusdiklat Perdagangan.

b. Cakupan Subyek

Subjek utama koleksi Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan merupakan Subyek Perdagangan dan Aparatur Pemerintah. Kedua subyek ini merupakan subyek yang diutamakan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka setiap tahunnya, dengan presentase dari total jumlah judul yang akan dibeli sebagai berikut:

  1. 60% subyek Perdagangan dan Aparatur Pemerintah untuk mendukung kegiatan diklat.
  2. 30% subyek bidang lain sesuai dengan kebutuhan pegawai Pusdiklat Perdagangan
  3. 10 % subyek koleksi hiburan untuk sarana hiburan dan meningkatkan minat baca civitas Pusdiklat Perdagangan.

c. Format Koleksi

Format koleksi Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan terdiri dari koleksi berbentuk tercetak, multimedia dan elektronik.

  1. Bahasa 

Koleksi yang dihimpun di Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan diutamakan berbahasa Indonesia dan Inggris.

12.Hubungan dengan Unit Kerja Terkait

Dalam kegiatan pengembangan koleksi, Perpustakaan bekerja sama dengan unit kerja berikut ini:

  1. Internal Pusdiklat Perdagangan: Sub bagian Umum Pusdiklat Perdagangan.
  2. Eksternal Pusdiklat Perdagangan: Perpustakaan Pusat Kementerian Perdagangan.

13.Akses koleksi

Semua koleksi di Perpustakaan Pusdiklat Perdagangan bisa diakses oleh anggota

14.Perawatan Koleksi

Perawatan koleksi dilakukan untuk menjaga kondisi fisik dan isi intelektual koleksi perpustakaan. Perawatan dilakukan dengan melakukan kegiatan sebagai berikut :

  1. Penjilidan.
  2. Memperbaiki kondisi fisik koleksi yang rusak.
  3. Melakukan fumigasi untuk mencegah kerusakan buku karena hama.
  4. Menjaga tingkat kelembaban, pencahayaan dan suhu ruangan yang layak. 
  5. Alih media koleksi tercetak ke bentuk digital.

15.Evaluasi Koleksi

Koleksi yang ada di perpustakaan dievaluasi dengan melihat tingkat pemanfaatannya setiap tahunnya. Hasil evaluasi menjadi acuanpembelian bahan perpustakaan di tahun berikutnya.

16.Cacah Ulang

Cacah ulang atau stock opname merupakan kegiatan pencocokan koleksi di rak dengan data koleksi di pangkalan data Perpustakaan. Kegiatan ini dilakukan minimal setiap tiga tahun sekali. Prosedur melakukan kegiatan cacah ulang sebagai berikut:

a. Penanggungjawab Perpustakaan membentuk tim untuk cacah ulang;

b. Tim melakukan kegiatan cacah ulang;

c. Penanggunjawab Perpustakaan membuat laporan kegiatan cacah ulang kepada Kepala Sub Bagian Umum.

17.Penyiangan

Penyiangan koleksi atau weeding merupakan kegiatan mengeluarkan koleksi dari rak dalam rangka pengelolaan koleksi perpustakaan yang relevan dan terkini. Kegiatan weeding dilakukan minimal satu tahun sekali dengan prosedur sebagai berikut:

  1. Pustakawan dan staf Perpustakaan melakukan identifikasi bahan perpustakaan yang akan disiangi. Kriteria koleksi untuk penyiangan yaitu:
  2. Tahun koleksi minimal 10 tahun dari tahun dilakukannya weeding;
  3. Tingkat pemanfaat koleksi sangat rendah;
  4. Kondisi fisik koleksi sudah tidak layak dan tidak bisa diperbaiki;
  5. Tidak memiliki nilai sejarah;
  6. Pustakawan melakukan seleksi daftar bahan Perpustakaan untuk penyiangan;
  7. Bahan Perpustakaan dikeluarkan dari rak Perpustakaan;
  8. Pustakawan membuat laporan kegiatan penyiangan ke Kepala Sub Bagian Umum;
  9. Bahan Perpustakaan hasil penyiangan diserahkan ke Kepala Sub Bagian Umum.

18.Revisi Kebijakan

Kebijakan ini akan ditinjau dan direvisi jika diperlukan minimal setiap empat tahun sekali.


Informasi

Akses Katalog Publik Daring - Gunakan fasilitas pencarian untuk mempercepat penemuan data katalog